É inquestionável que a tecnologia é uma importante aliada nas atividades empresariais diárias, otimizando o tempo e resolvendo inúmeras adversidades. Porém, caso tais ferramentas não venham a ser manejadas de forma adequada, ou ainda, não sejam observados alguns importantes pontos na comunicação tecnológica, pode-se causar prejuízos na mesma medida. 

Antigamente o pagamento de produtos e serviços ocorria normalmente com atividade presencial nas agências bancárias, isso garantia a segurança das operações. Hoje, o “mundo virtual” amplia imensamente as possibilidades das operações entre empresas, clientes e consumidores, facilitando todo o processo de pagamento e recebimento de valores. Em contrapartida, tais facilidades não são perfeitamente seguras, sendo passíveis de golpes e fraudes. Um dos golpes  mais comuns é o “golpe do boleto falso”. 

Com o livre acesso de informações das empresas e dos consumidores na internet, os fraudadores aproveitam para desenvolver, emitir e enviar boletos que induzem os destinatários em erro ao realizarem o pagamento do boleto falso.

Como agir nesta situação? 

As empresas que tiveram seu nome utilizado para induzir clientes/ consumidores em erro precisam agir rápido. 

O primeiro procedimento a ser realizado é registrar Boletim de Ocorrência do fato. É fundamental incluir no Boletim de Ocorrência todos os dados que tenham conhecimento (data, valor, número do boleto, código de barras, cliente, e-mail recebido, etc.).

Também é importante realizar alguns procedimentos visando informar a situação e alertar outros clientes/consumidores acerca dos riscos decorrentes da possível fraude. Essas medidas são tomadas visando minimizar, ou até mesmo, afastar a responsabilidade da empresa:

1. Incluir um comunicado/informativo acerca do ocorrido na página principal do site (e eventuais redes sociais);
2. Encaminhar comunicado/informativo aos clientes relatando que a empresa foi vítima de fraude e que utilizaram o nome da empresa para emitir boleto(s) falso(s). Ainda, no mesmo comunicado/informativo, poderá ser orientado aos clientes a conferirem o boleto emitido e, em caso de dúvidas quanto a veracidade do mesmo, que o cliente procure o departamento financeiro da empresa para sanar quaisquer dúvidas.
3. Criar ou determinar uma única caixa de mensagens (e-mail) para encaminhamento dos boletos aos clientes, emitindo comunicado/informativo a todas as pessoas físicas e jurídicas que tenham relação comercial com a empresa, no sentido de orientar, e deixar estipulado, que somente boletos de cobrança oriundos da caixa de mensagem em questão é que deverão ser considerados e terão validade para pagamento.

Tais procedimentos podem evitar, ou ao menos minimizar, eventuais prejuízos aos clientes e à própria empresa.

Da mesma forma, a comprovação de que a empresa adotou todas as medidas possíveis e cabíveis para informar e orientar os clientes acerca do ocorrido, poderá ser usada como defesa a eventuais reclamações e/ou demandas judiciais, bem como na cobrança de valores caso o boleto falso venha a ser quitado por terceiros.

Texto por: José Neto
Edição: Luiza Guimarães